Mietspiegel-Erfassung: IT-Dienstleister entwickelt Verfahren zur Automatisierung

Der von vielen Kommunen herausgegebene qualifizierte Mietspiegel ist spätestens alle vier Jahre neu zu erstellen. Dabei handelt es sich nichtsdestotrotz um eine freiwillige Leistung der Kommunen, die durch die zunehmende Verknappung öffentlicher Mittel häufig nicht mehr geleistet werden kann.

Um jedoch diesen Service auch künftig kostenlos für Mieter und Vermieter aufrecht zu halten und hierbei Kosten zu sparen, arbeitet die Stadt Bonn bereits seit einigen Jahren mit einem externen Dienstleister für Datenerfassung zusammen, der D.E.S.H. GmbH. Diese hat nun gemeinsam mit der Stadt Bonn ein Verfahren zur Automatisierung in der Mietspiegel-Erfassung entwickelt.

Für die Kommunen bedeutet eine Mietspiegelerfassung meist einen erheblichen Aufwand: Interviewer müssen beschäftigt werden, um von Haus zu Haus zu gehen und Miethöhe sowie weitere Daten zum Wohnungs- und Mietbestand per Hand in einem Fragebogen zu erfassen (der in der Regel mehrere Seiten lang ist). Im Anschluss an die Erhebung der Daten gilt es dann, diese Informationen in Daten umzusetzen, die sich für eine statistische Auswertung eignen. Dabei werden die Mietstruktur und das Mietniveau so aufbereitet, dass Mieter und Vermieter ihre jeweiligen Wohnungen in diesem Mietspiegel auf möglichst einfache Weise einordnen können.

Einen Engpass stellt regelmäßig die Übernahme der erhobenen Daten in digitale Systeme dar – ein zeitintensiver Arbeitsschritt, der Personalkapazität bindet und damit viel Geld kostet. Die Stadt Bonn lässt sich hierbei schon seit einigen Jahren von einem externen Dienstleister unterstützen, der D.E.S.H. Datenservice & Mailing GmbH, ebenfalls in Bonn ansässig. Die D.E.S.H. GmbH hat bereits mehrfach die Mietspiegel-Bögen der Stadt Bonn manuell erfasst und verfügt über das nötige Know-how. Doch diese manuelle, aufwändige und ohne moderne IT-Unterstützung erfolgende Datenerfassung konnte nicht Dauerzustand bleiben. Daher hat man bei D.E.S.H. ein Verfahren entwickelt, mit dem sich die auf Papier vorhandenen Informationen automatisiert und damit sowohl schneller als auch kostengünstiger in Daten umsetzen lassen.

Komplett neuer Fragebogen entwickelt

Kernpunkt des Verfahrens war zunächst die Entwicklung eines komplett neuen Fragebogens. Im ersten Schritt wurden die Daten auf den Erfassungsbögen analysiert und neu strukturiert. „Dies war sinnvoll und erforderlich, um die Bögen mittels Scanner erfassen zu können und bei der anschließenden Felderkennung eine möglichst hohe Automation durch die ein-gesetzte Software zu erreichen“, erklärt Herbert Steinwarz, Geschäftsstellenleiter des Gutachterausschusses für Grundstückswerte der Stadt Bonn.

Die erfragten Angaben wurden dabei zunächst nach Themen strukturiert:

Mietspiegelrelevanz, Mietvertrag, Miethöhe und Nebenkosten, Angaben zum Objekt und Angaben zur Wohnung. Außerdem wurde darauf geachtet, dass solche Informationen zusammengefasst werden, die in gleicher Form auch für andere Abfragen der Kommune relevant sind, z.B. für Fragebögen zur Ausstattung oder zu Erträgnissen von verkauften Objekten durch den Gutachterausschuss.

In Bonn verwendete man bislang einen Fragebogen, der auf zwei DIN A3-Seiten doppelseitig gedruckt und in der Mitte geheftet war. Er bestand also insgesamt aus acht Seiten und einem Format, das für eine maschinelle Verarbeitung wenig geeignet ist. Michael Schwanke, Geschäftsführer von D.E.S.H.: „Wir verwenden beim neu gestalteten Erhebungsbogen eine Marke, die jede einzelne DIN A4-Seite im Bogen eindeutig kennzeichnet.“ Somit können die Bögen in beliebiger Reihenfolge in den Scanner gelegt werden und unsere Erfassungssoftware ordnet die Seiten automatisch in die richtige Reihenfolge.

Trotz hoher Standardisierung kommen individuelle Belange einzelner Kommunen nicht zu kurz. Denn individuelle Besonderheiten jeder Kommune sind bei dem neuen Fragebogen auf einer eigenen Seite erfasst – üblicherweise Fragen zum Wohnungsbestand; in Bonn herrschen hier wahrscheinlich andere Verhältnisse als in Hamburg, Stuttgart oder anderswo. Fragen zur Miete sind ebenso auf einer gesonderten Seite zusammengefasst wie solche, die im Rahmen anderer Befragungen gestellt werden. Durch diese Neustrukturierung lässt sich der Bogen vielfach einsetzen und leicht auf den Einsatz in anderen Kommunen adaptieren. Im Falle einer solchen Adaption reicht es dann aus, nur diese eine Seite neu zu erstellen und für die Scan-Software aufzubereiten, während alle anderen Seiten „Standard“ bleiben.

Das hohe Maß an Standardisierung beim neuen Fragebogen erlaubte es dem Dienstleister D.E.S.H. gleichzeitig, eine schlanke Erkennungssoftware zu entwickeln, bei der nur noch ein kleiner kommunen-individueller Teil jedes Mal angepasst werden muss – ein weiteres Mittel zur Kostensenkung. Die automatisiert aus den Erfassungsbögen erfassten Daten liefert der Dienstleister in einem beliebigen Office-Format an die jeweilige Kommune und übermittelt – verknüpft mit dem Datensatz – auf einer CD auch die gescannten Images der Bögen zu Archivierungs- oder Revisionszwecken. Eine papierhafte Lagerung entfällt somit auch.

Deutliche Kosteneinsparungen

„Für uns ist dieses neue Verfahren eine interessante und kostenreduzierte Methode zur Umsetzung der Mietspiegel-Erhebungsinformationen in weiterverarbeitbare Daten“, erklärt Joachim Konzen, Sachbearbeiter bei der Geschäftsstelle des Gutachterausschusses für Grundstückswerte in Bonn. Der Kostenaspekt spielt insbesondere vor der momentanen Situation knapper Kassen in den Kommunen eine wichtige Rolle. Darüber hinaus verschafft sich die Stadt Bonn durch das Outsourcing der Erfassungsdienstleistung freie Personalkapazitäten in ihrem eigenen Personalbestand, der aufgrund seiner oftmals hohen Qualifizierung so besser genutzt werden kann als für tage- und wochenlange Erfassungsarbeiten.

Für Herbert Steinwarz liegt der Mehrwert schon jetzt auf der Hand. „Das manuelle Eintippen kostet gegenüber der Maschinenlesung sicher das Zehnfache“, schätzt der Geschäftsstellenleiter und rechnet sich dabei aus, was die Kommune also an Geld durch Outsourcing und Automatisierung sparen wird.

Weitere Informationen erhalten Sie bei:

D.E.S.H. Datenservice & Mailing GmbH, Bonn

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Internet: www.desh-datenservice.de